"项目背景Background"

(相关资料图)

“包住”是很多劳动密集型企业为员工提供的福利。某建材产业集团给几千名员工提供免费住宿。

为减少公司运作成本，避免水电资源铺张浪费，宿舍的水电费用采用员工分摊的形式。由于员工流动率高，在计算分摊费用时，不能简单地进行平摊。企业需要规划出合理的分摊方法和规则。

"业务痛点 Business pain points "

集团在实际费用计算的过程中，发现存在以下问题：

遇到新入职员工月只住几天，老员工退宿提前离开等情况，水电费用不能简单平摊；人工计算员工分摊费用时费时费力，纸质计算文件很难同步及时更新；财务核算宿舍费用时，核算过程非常复杂、费用溯源困难。

"解决方案Solutions"

集团使用aPaaS低代码平台搭建宿舍管理系统，主要功能模块包括：「员工入住信息」、「宿舍费用」、「员工宿舍费用清单」、「员工宿舍费用中间表」等。并且使用导入业务事件、公式规则、业务规则等功能来帮助业务人员完成分摊费用的计算。

通过与客户实际沟通，我们梳理出以下水电费分摊流程和计算方式：

我们根据每间宿舍每月15号之后入住人数以及费用月15号之前退宿人数，判断分摊模式。分摊后，系统通过业务事件、公式规则自动计算分摊费用，并根据宿舍将费用分摊至对应员工，确保每笔费用都清晰明确，以便费用成本计算和费用控制。

"关键功能Key Functions"

员工入住信息

统一管理员工的住宿信息，方便宿舍管理员实时查看员工的信息和住宿情况。

入住信息不可重复提交的配置方式：

为避免数据重复，员工入住信息一般设置为不可重复提交。

具体配置如下：

在宿舍管理系统后台的业务事件中，新建「员工入住信息」中提交信息不能重复的业务事件。

表单操作触发

点击新建业务事件之后选择「表单操作触发」，触发方式选择「表单保存」或「提交前触发」。

查询事件

添加查询事件，需要将「员工入住信息」表中的全部数据查询出来，所以查询规则设置成员工工号不为空。

运算节点

添加「运算节点」，将前面查到的全部数据汇总，并将“员工工号”和“员工姓名”进行全部计数，为了后续通过数据校验事件判断“员工工号”和“员工姓名”是否已经存在。

数据校验

添加「数据校验」事件，在校验规则中设置“员工工号”和“员工姓名”是否等于0。最后添加校验提醒，如大于0时进行警告。

员工宿舍费用清单

员工宿舍费用表单用于记录个人每月需要缴纳的费用，员工只能查看自己需要缴纳的费用，管理员可以查看全部人员费用。

员工宿舍费用中间表

该表单是由业务事件新增过来的临时表，主要包含字段：「员工姓名」、「员工工号」、「宿舍号」、「宿舍总人数」、「15号之后入住+15号之前退宿人数」等。这些字段数据来源于多个表单，放到一个表中集中保存，用于后续宿舍费用分摊取值。

宿舍费用计算

业务人员每月月底进行宿舍费用统计，将费用Excel表导入系统中，通过业务事件计算分摊费用。

在低代码宿舍管理系统中，步骤可简化为三步：

在「宿舍费用」的「页面设置」页面开启「数据导入」，并设置权限，后续将通过导入功能来触发“导入成功后业务事件”将宿舍费用平摊到每位员工。在「宿舍费用」的「表单设计」页面，将“费用月15日”字段设置公式规则，当选择费用月时能够自动获取费用月15日的日期。在宿舍管理系统后台业务事件中添加导入成功触发业务事件，用于生成员工宿舍费用清单。

下面来详细介绍配置：

数据导入

设置「数据导入」权限，并开启数据导入功能。

公式规则

当选择费用月时能够获取到当前费用月15日的日期，需要用到的公式函数包含：「FORMATDATE」、「CONCAT」、「SUBSTRING」和「MONTHDELTA」。

业务事件

该业务事件分为两部分，前半部分是用于计算n的值：“费用月15号之后入住的人数+费用约15号之前退宿的人数”的总和、宿舍总人数、以及新增员工中间表数据。后半部分主要“查询n=0、n=b或n！=0、n！=b”来判断采取哪个费用分摊规则。

1. 计算分摊人数

添加导入成功后触发业务事件，关联导入数据模板选择「宿舍费用」。

添加查询节点，在员工入住信息表（主数据）中以宿舍号为单位查询“入住日期晚于费用月15日之后”和“退宿日期早于15日"的数据。

添加运算节点，将“员工工号”字段全部计数，用于计算n：“费用月15号之后入住的人数+费用月15号之前退宿的人数”的总和。

添加整合节点，将运算节点计算出的n的总和进行整合。

添加更新节点，将n更新到“费用月15号之后入住的人数+费用约15号之前退宿的人数”。

添加查询节点，用于查询“员工入住信息表”中所有在住人员，以便后续计算每间宿舍的总人数。

添加运算节点，「数据来源节点」选择查询节点，运算类型选择「汇总统计成一条数据」，统计宿舍总人数。

添加整合节点，将运算节点计算的数据整合出来，并更新到表单字段”宿舍总人数“。

添加更新节点，数据来源表单选择宿舍费用，并配置宿舍总人数更新为总人数。

2. 查看前台效果

接下来，我们在应用前台可以看到实际效果。

3. 计算费用

接下来，添加查询数据节点，目标表单选择员工入住信息，数据来源表单选择表单操作触发，查询规则使用「是」的逻辑。

添加更新事件节点，开启无可更新数据时自动新增，数据来源表单选择查询节点，并配置对应员工宿舍费用表单字段。

添加更新节点，往员工宿舍费用中间表插入数据，开启无可更新数据时自动新增，并配置员工宿舍费用中间表对应表单字段。

添加查询节点，查询宿舍总人数，在查询节点中配置规则，使用「存在于」逻辑。

添加更新事件节点，数据来源节点选择查询节点，并配置员工宿舍费用中间表的对应字段。

添加分支节点，数据来源节点选择查询节点，添加一个新的分支命名并设置优先级和校验规则。

添加查询数据节点，查询宿舍费用全部数据，查询规则使用「是」的逻辑。

添加更新事件节点，数据来源节点选择查询节点，主表单更新规则设为公式规则「公用水电费」/「宿舍总人数」。

默认分支、更新节点：添加更新事件节点，数据来源选择查询数据，并配置员工宿舍费用清单对应表单字段。

添加查询数据节点，数据来源节点选择表单操作触发，查询规则使用「是」、「早于」、「晚于」逻辑。

添加更新数据节点，数据来源选择查询数据，并配置员工宿舍费用清单对应表单字段更新为自定义“1”。

添加查询数据节点，目标表单选择员工宿舍费用中间表，数据来源选择查询宿舍总人数，查询规则用「是」逻辑。

添加整合事件节点，主数据节点选择查询数据，整合数据数量选单条，整合规则将宿舍费用中的公用总水电费整合出来。

添加更新节点，数据来源节点选择整合数据，水费和电费更新为公式规则：总水电费用/（2*宿舍总人数）

添加更新节点，数据来源节点选择整合数据，水费和电费更新为公式规则：（总水电费用*（2*宿舍总人数-15号之后入住+15号之前退宿人数））/（2*宿舍总人数*（宿舍总人数-15号之后入住+15号之前退宿人数））。

"项目总结Summary"

低代码宿舍管理应用，能够帮助企业快速完成费用分摊，针对不同费用类型，也可按照部门、项目、人员等不同维度进行分摊计算，提升员工的缴费效率和满意度。

企业也能更加准确高效地进行成本核算，无需人工对账，实现精细化管理。